(I) KUFANYA UAMUZI WA HIARI
Watu wanaokusudia kuanzisha chama chao cha ushirika wakishafanya uamuzi watatoa taarifa kwa Afisa Ushirika wa eneo lao ili aweze kukutana nao na kuwapatia mwongozo au maelekezo ya namna ya uanzishaji na uandikishwaji wa chama cha Ushirika wanachokusudia.
(II) KUITISHA NA KUFANYA MKUTANO MKUU WA UANZILISHI
Waanzilishi wa chama husika watapaswa kufanya Mkutano Mkuu wa kuunda chama ambao unaitwa Mkutano Mkuu wa Uanzilishi wakiongozwa na Afisa Ushirika ambaye ndiye atakuwa Mwenyekiti wa Mkutano huo.
AGENDA ZA MKUTANO MKUU WA UANZILISHI
Agenda za kikao zitakuwa ni pamoja na:
Kujadiliana kwa kina nia na madhumuni ya chama kinachotarajiwa kuanzishwa.
Kuteua Wajumbe wa kuunda Bodi ya Uanzilishi ya chama.
Kuwaelewesha wajumbe wa kikao kuhusu taratibu na kaziza kufanya ili kufanikisha uanzishaji wa chama.
Kukasimu madaraka kwa Bodi ya Uanzilishi ili itekelez majukumu ya siku hadi siku yatakayowezesha chamakuandikishwa.
Afisa Ushirika atatoa ufafanuzi kuhusu namna chama cha ushirika kinavyoanzishwa, kinavyoandikishwa na kinavyoendeshwa kwamujibu wa sheria. Atafafanua vifungu mbalimbali vya Sheria pamojana Kanuni za Vyama vya Ushirika. Aidha ataelezea Sera yaMaendeleo ya Ushirika na faida za kuwa na chama cha ushirika. Baada ya wanachama kuelewa nia, madhumuni na faida yakuanzisha chama cha ushirika. Litatolewa Azimio la kuanzisha chama hicho cha ushirika
Mambo mengine yatakayofanywa na Mkutano Mkuu wa Uanzilishi ni:
Kuteua Mwenyekiti na Makamu Mwenyekiti wa Bodi ya Uanzilishi. Aidha, kutakuwa na Katibu atakaye kuwa na kazi ya kuandika muhtasari wa majadiliano ya kikao na kutunza kumbukumbu za chama kinachoundwa;
Kupendekeza Jina la Chama, Anuani, Kiingilio, Idadi yaHisa na thamani ya Hisa moja;
Kutoa kibali kwa Bodi ya Uanzilishi kutumia fedhazilizochangwa na wanachama waazilishi kufanya matumizi ya lazima (mathalan ununuzi wa shajala, vitendea kazi, ukodishaji wa ofisi n.k.); na
Kuainisha Majukumu ya Bodi ya Uanzilishi ili kufanikisha uanzishaji wa chama husika.
MKUTANO WA KUJADILI MAPENDEKEZO YA BODI YA UANZILISHI
Baada ya Bodi ya Uanzilishi kukamilisha maandalizi yake, itaitisha Mkutano wa wanachama waanzilishi kujadili mapendekezo yaliyoandaliwa na Bodi. Mkutano utaongozwa na Mwenyekiti wa Bodi ya Uanzilishi. Mkutano utafanya kazi zifuatazo:
Kujadili rasimu ya Masharti ya Chama na kuyapitisha,
Kuidhinisha Makisio ya Mapato na Matumizi ya mwaka wakwanza
Kuidhinisha Sera mbalimbali za chama,
Kupitisha taarifa ya uwezo wa kiuchumi wa chama (kidadisi uchumi),
Kupitisha Mpango- biashara wa chama, na
Kupitisha Azimio la Maombi ya kuandikisha chama
KUWASILISHA MAOMBI YA KUANDIKISHA CHAMA
Maombi ya kuandikisha Chama cha Ushirika yataandaliwa na kuwasilishwa kwa Mrajis Msaidizi wa Vyama vya Ushirika (Ngazi ya Mkoa) kupitia kwa Afisa Ushirika wa Wilaya.
Fomu ya maombi ya kuandikishwa chama itafungashwa pamoja na nakala nne za kumbukumbu zifuatazo:-
Masharti ya Chama
Taarifa ya uwezo wa kiuchumi wa chama(Kidadisi uchumi)
Makisio ya Mapato na Matumizi
Mihtasari ya Mikutano Mikuu miwili ya awali
Ada ya kuandikisha chama (kwa kuzingatia aina ya chama husika).
Mrajis Msaidizi wa Vyama vya Ushirika atafanya tathmini ya maombi ya usajili pamoja na kupitia kumbukumbu zinazohusika kwa lengo la kuona kama chama tarajiwa kina uwezo wa kiuchumi wa kutosha kuendesha shughuli zake na pia kama matakwa ya Sheria yamezingatiwa.
Baada ya tathmini, ndani ya siku sitini, anaweza kutoa Hati ya kuandikishwa. Endapo hataridhika, ataelekeza marekebisho yanayotakiwa kufanyika au atakataa kabisa kukiandikisha chama hicho na kushauri waombaji wapeleke suala lao kwa Mrajis wa Vyama vya ushirika. Aidha, waombaji wasiporidhishwa na uamuzi wa Mrajis wanaweza kuwasilisha rufani kwa Waziri mwenye dhamana ya Vyama vya Ushirika kwa maamuzi ya mwisho.
MKUTANO MKUU WA KWANZA BAADA YA CHAMA KUANDIKISHWA
Mkutano Mkuu wa kwanza wa chama utaitishwa katika kipindi cha miezi miwili baada ya chama kuandikishwa. Mkutano huu utafanya mambo yafuatayo:
Chama kukabidhiwa Hati ya Kuandikishwa,
Kuondoa Bodi ya Uanzilishi,
Kuchagua Bodi ya Uongozi wa chama ambayo itakuwa nawajumbe wasiopungua watano (5) na wasiozidi tisa (9) na kuchagua Mwenyekiti na Makamu Mwenyekiti wa Bodi hiyo kutoka miongoni mwao,
Kupokea maagizo/ maelekezo ya Mrajis Msaidizi wa vyama vya ushirika juu ya mambo muhimu ya kuzingatia katika uendeshaji wa chama, na
Kuweka mikakati ya kutekeleza madhumuni (malengo) ya chama kwa kuzingatia masharti, sera na Mpango- biashara.
UCHAGUZI WA BODI
Uchaguzi wa Bodi utafanyika kwa Mujibu wa Sheria ya Vyama vyaUshirika. Bodi ya Uanzilishi, kabla ya kuitisha Mkutano Mkuu wa Kwanza itatoa tangazo la kuwafahamisha wanachama wanaohitaji, kuchukua fomu za kuomba uongozi katika chama si chini ya siku 21 kabla ya mkutano huo kufanyika. Fomu zilizojazwa zitawasilishwa kwa Msimamizi wa Uchaguzi (ambaye huteuliwa na Mrajis wa Vyama vya Ushirika) ambaye ataunda Kamati ya watu waadilifu kuchambua maombi ya wote wanaoomba uongozi.
Msimamizi wa Uchaguzi, atawasilisha Mapendekezo ya waombaji waliotimiza sifa za kugombea kwenye Mkutano Mkuu wa kwanza kwa ajili ya kupigiwa kura za siri. Baada ya uchaguzi huo wa Bodi yaUongozi kukamilika chama hutambuliwa rasmi na huanza kutekeleza majukumu yake kwa mujibu wa Sheria ya Vyama vya ushirika kwa manufaa ya wanachama wake na Taifa kwa ujumla.
